Kazalo:
Opredelitev - Kaj pomeni hramba e-pošte?
Zadrževanje e-pošte je hramba zapisov o trenutnih sporočilih in e-poštnih sporočil v organizaciji na podlagi pravilnikov zadevne organizacije. Politika hrambe e-pošte je izdelana v skladu z industrijskimi, vladnimi ali poslovnimi politikami. Shranjevanje e-pošte in pravilniki o tem so potrebni v organizaciji zaradi pravnih vprašanj, predpisov in upravljanja znanja.
Techopedia razlaga hrambo e-pošte
Zadrževanje e-pošte se razlikuje od arhiviranja e-pošte. Medtem ko arhiviranje poslovnim uporabnikom omogoča, da obdržijo e-pošto in takojšnja sporočila za nedoločen čas, obdržavanje e-pošte določa, koliko časa mora biti shranjeno e-poštno sporočilo ali zapis trenutnih sporočil, preden se samodejno izbriše. Daljše hranjenje e-pošte povečuje varnostno tveganje, da nepooblaščen uporabnik dobi dostop do organizacijske skrivnosti ali zaupnega gradiva. Krajše hranjenje e-pošte bi pomagalo pri odpravljanju teh težav in je enostavnejše in cenejše za izvajanje. Vendar bi bilo to voditeljem in dolgoročnim zaposlenim drago, ki bodo morda potrebovali stare zapise e-pošte in sporočil, da bi se spomnili ali ocenili pretekle organizacijske ali oddelčne odločitve. Zato je pomembno, da obstaja politika hrambe e-pošte, ki je enotna in skladna za organizacijo ter zagotavlja najboljši časovni okvir hrambe. Najboljša praksa je določiti pravilnike o zadrževanju e-pošte in merila za izbris na podlagi kategorije vsebine e-pošte, skupaj s prilagodljivostjo za pravočasno in stroškovno učinkovito sprejemanje sporov.
Pravilniki o hrambi e-pošte pomagajo organizaciji na več načinov. Prvič, zagotavlja, da se upošteva skladnost s predpisi in zmanjšuje stroške neskladnosti in tveganje sankcij. Drugič, izboljšuje delovanje IT, ne da bi povečal s tem povezane stroške. Tretjič, pomaga pri upravljanju znanja, saj uporabnikom zagotavlja informacije za povečanje poslovnih inovacij, izboljšav in produktivnosti.
