Kazalo:
- Opredelitev - Kaj pomeni sistem za upravljanje zapisov (RMS)?
- Techopedia razlaga sistem za upravljanje zapisov (RMS)
Opredelitev - Kaj pomeni sistem za upravljanje zapisov (RMS)?
Sistem za upravljanje zapisov (RMS) je upravljanje zapisov za organizacijo v celotnem življenjskem ciklu zapisov.
Dejavnosti v tem upravljanju vključujejo sistematičen in učinkovit nadzor nad ustvarjanjem, vzdrževanjem in uničenjem zapisov skupaj s poslovnimi transakcijami, povezanimi z njimi. Vodenje zapisov, ki ga šteje za ključni sestavni del operativne učinkovitosti, prinaša večjo vrednost informacijskim sredstvom organizacije.
Techopedia razlaga sistem za upravljanje zapisov (RMS)
Del širših dejavnosti podjetja je upravljanje z evidencami povezano s politikami upravljanja, tveganj in skladnosti.
Dejavnosti, povezane z upravljanjem evidenc, so:
- Določitev informacij, ki jih je treba zajeti.
- Informacije za načrtovanje organizacije.
- Izvajanje politik in praks v zvezi z ustvarjanjem, vzdrževanjem, odstranjevanjem zapisov
- Izdelava načrta za shranjevanje zapisov.
- Razvrstitev, identifikacija in shranjevanje zapisov.
- Koordinacija zagotavljanja notranjega in zunanjega dostopa do evidenc glede na zasebnost podatkov ter poslovno in zaupnost podatkov.
Koristi, ki jih prinaša upravljanje dokumentov, so:
- Odprava odvečnih podatkov.
- Povečanje produktivnosti in odgovornosti v organizaciji.
- Zmanjšanje raziskav za prave informacije. Viri se shranijo iz zamudnih raziskav za iskanje podatkov.
- Stroškovno učinkovito shranjevanje zapisov zaradi odsotnosti odvečnih zapisov. Operativni stroški se zmanjšajo.
- Ustvarjanje zapisov urejajo standardi in predpisi, ki so prisotni v organizaciji. Tako zagotavlja skladnost s predpisi.
- Upravljanje zapisov pomaga pri nadzoru ustvarjanja in rasti zapisov.
- Upravljanje zapisov omogoča sprejetje novih tehnologij za vodenje evidence.
- Z vodenjem evidenc se zmanjšajo pravna tveganja.
- Vitalne informacije je mogoče dobro zaščititi in zaščititi s pomočjo upravljanja z evidencami.
- Z enostavnim in boljšim dostopom do ustreznih zapisov pomaga pri boljšem upravljanju in sprejemanju poslovnih odločitev.
