Kazalo:
Opredelitev - Kaj pomeni Office brez papirja?
Pisarna brez papirja je koncept, pri katerem se uporaba papirja v pisarniškem okolju močno zmanjša ali popolnoma odpravi.
To dosežemo s pretvorbo dokumenta v digitalno obliko. Po mnenju predlagateljev pisarna brez papirja ni le okolju prijazna, ampak tudi pomaga povečati produktivnost in učinkovitost pisarne, hkrati pa prihrani denar in olajša delo in delovne procese, saj digitalne dokumente lahko preprosto delimo med uporabnike.
Techopedia razlaga Office brez papirja
Prednosti pisarne brez papirja:- V pisarni brez papirja je mogoče enostavno in enostavno najti dokumente. Tako lahko prihranite veliko časa v delovnem dnevu.
- Isti dokument je mogoče istočasno podvajati, faksirati, manipulirati ali kombinirati.
- Pisarna brez papirja pomaga več uporabnikom, da hkrati dostopajo do istega dokumenta z večjo lahkoto in udobnostjo.
- Glede na shranjevanje in prostor, pisarna brez papirja zagotavlja večje in učinkovitejše skladiščenje. V enem samem računalniku se lahko shranijo velike količine dokumentov. Prostorne omare datotek je mogoče odstraniti.
- Dokument je mogoče najti, ne da bi se morali fizično premikati z ene lokacije v pisarni na drugo.
- Vključene so večje komunikacijske zmogljivosti, zlasti z zaposlenimi na različnih lokacijah.
Slabosti pisarne brez papirja:
- Branje dolgega dokumenta je težko na računalniškem zaslonu. Na papirju je lažje prebrati dolg dokument in veliko ljudi raje bere na papirju na splošno.
- V pisarni brez papirja je treba okrepiti varnostne ukrepe. Nadzor uporabnikovega dostopa mora biti nadzorovan.
- Vključene so pravne posledice digitalne obdelave dela.
- Proces pretvorbe obstoječih dokumentov v digitalno obliko traja veliko časa in včasih prinese velike stroške.
- Nenehna nadgradnja strojne in programske opreme je lahko bistvenega pomena.
- Računalniški virusi, izpadi električne energije, izpadi omrežja in podobno lahko učinkovito zaustavijo celotno podjetje, če se zanaša le na digitalne informacije.
