Kazalo:
Opredelitev - Kaj pomeni upravljanje z dokumenti?
Upravljanje dokumentov je postopek shranjevanja, lociranja, posodabljanja in skupne rabe podatkov za napredovanje delovnega toka in poslovne rezultate. Centralizirana skupna raba in shranjevanje podatkov na določenih strežnikih pomagata organizacijam učinkovito in učinkovito dostopati do informacij, skupaj z varovanjem zaščitenih podatkov. V procesu upravljanja dokumentov se uporabljajo programi in strežniki. Pomembni metapodatki so centralizirani, v nasprotju z decentraliziranimi ali jih je težko najti.
Techopedia razlaga upravljanje z dokumenti
Ker vsebuje podatke na skupnem strežniku in znotraj datotek v skupni rabi, upravljanje dokumentov dovoljuje samo pooblaščenim uporabnikom urejanje in dodajanje podatkov k že obstoječim podatkom. Zagotavlja tudi, da prenose izvajajo le tisti, ki so pooblaščeni. Podatke je mogoče šifrirati, da se dodatno zagotovi njihova varnost.
Strežniki, ki so namenjeni za upravljanje dokumentov, lahko vsebujejo tudi vgrajene aplikacije za potek dela, da maksimizirajo upravljanje nalog in pomagajo pri celotnem organizacijskem delovnem toku. Samodejno sledenje človeških nalog poteka med postopkom upravljanja z dokumenti. Zmogljivosti delovnega toka po meri se lahko oblikujejo skupaj s običajnimi šablonami, kar odpravlja potrebo po ponavljajočem se ustvarjanju dokumentov.
