10 nasvetov za boljšo podporo

Za številna podjetja IT oddelek služi kot hrbtenica in živčno središče, tako da informacije nemoteno tečejo po sistemu. IT oddelek ima edinstven položaj v hierarhiji podjetja. Njegova naloga ni nujno povezana z glavnimi dejavnostmi družbe (resda imajo vse vrste podjetij IT-oddelke, od hrane do mode), vendar od ostalih oddelkov ni neodvisna.

Medtem ko osebje IT ni nujno, da je podrejeno drugim zaposlenim, pa vseeno ohranjajo nekakšen položaj v službi za stranke. Zagotavljanje informacijske podpore zaposlenim je pomembna naloga vseh IT oddelkov v podjetju. To ljudem v podjetju omogoča učinkovito opravljanje svojih nalog in povečanje produktivnosti podjetja. Kako lahko to delo opravijo bolje? Tu je 10 nasvetov, ki bi jih moral upoštevati vsak oddelek za IT. (Delo v IT ima svoje pomanjkljivosti. V desetih razlogih, da ne postanete IT-moški.)

Imeti sistem vozovnic

Mnoga velika podjetja, ki svojim strankam nudijo tehnično podporo, imajo sistem vozovnic, s katerim lahko spremljajo svoje naloge in spremljajo napredek na katerem koli delovnem mestu. Tudi če je interni, lahko preprost sistem vozovnic pomaga organizirati oddelek, tako da tehniki ne izgubijo pogleda, kaj je treba storiti. Najbolj osnovna stvar, ki bi jo moral imeti sistem vozovnic, je možnost samodejnega odgovarjanja s številko vozovnice in polje "opombe", tako da lahko tehniki beležijo pomembne podatke o poteku vozovnice.

… Ali vsaj namenski e-poštni naslov

Nekatera podjetja morda nimajo sredstev (ali želijo), da bi imela popolnoma funkcionalen sistem vozovnic. Dobra alternativa bi bila postavitev namenskega e-poštnega naslova za vprašanja in vprašanja podpore z samodejnim odzivom za nova e-poštna sporočila.

Pošlji manj e-poštnih sporočil

Preživite čas za odgovore s pravimi vprašanji v enem e-poštnem sporočilu ali sporočilu. Problem, ki ga ima veliko osebja v IT-ju, je, da ponavadi izgubljajo ure samo za pisanje e-poštnih sporočil ali pošiljanje sporočil. Če na primer prejmejo e-poštno sporočilo z napisom "Ne morem dobiti e-pošte", bodo morda poslali hiter odgovor z "Katero napravo uporabljate?" ki lahko nato dobijo odgovor "Moj prenosnik", na katerega bodo odgovorili: "Kaj je OS?" To lahko dobesedno traja ves dan. Namesto tega bi si IT morali vzeti čas, da bi zagotovili vse informacije, ki jih potrebujejo, v enem e-poštnem sporočilu in nato en odgovor. Če nekaj podrobnih odgovorov osebi podrobno porabite, lahko pomagate zmanjšati nešteto pogovorov naprej in nazaj.

Navedite informacije o znanih napakah

Navedite stran s pogostimi vprašanji ali "Znane napake". Večina ljudi ima enake težave kot drugi uporabniki. Z zagotavljanjem pogostih vprašanj za vse ali morda s strani, na kateri so podrobno opisane znane napake (in kaj se z njimi počne), IT oddelek lahko zmanjša na ponavljajoča se e-poštna sporočila ali sporočila, na katera morajo odgovoriti - da ne omenjam animozitete o tem, ali gre za težave ki jih je treba obravnavati.

Ustvari forum

Za večja podjetja z veliko uporabniško bazo je morda smiselno ustvariti forum, na katerem lahko ljudje naštevajo svoje težave ali pomisleke. To omogoča, da se zaposleni med seboj odzivajo in si med seboj pomagajo.

Odgovorite osebno

To se zdi preprosto - ali celo logično -, vendar mnogi oddelki za IT še vedno uporabljajo "tim" ali "vašo podporo" pri obravnavi zahtev. To ne moti samo mnogih uporabnikov, ampak lahko tudi sliši, da se oddelek želi izogniti odgovornosti in odgovornosti. Če se osebje IT na vsako prošnjo odzove osebno in navede njihova imena, bo to pomagalo zaposlenim, da se bodo počutili, kot da bodo obravnavali prošnjo, in jim tudi zagotovilo način, kako nekoga prijeti, ko resnično potrebuje pomoč.

Navedite časovni okvir

Sporočite ljudem, kdaj bo težava odpravljena. Tudi to se morda zdi zdravorazumsko, vendar si malo ljudi dejansko vzame čas, da osebi, ki prosi za podporo, po odpravi težave pošlje sporočilo. Ne le, da je to vljudno, ampak daje tudi časovni žig in papirnato sled, če bi se pojavila druga vprašanja.

Poiščite povratne informacije

Vsak oddelek ali podjetje želi vedeti, kako deluje in kako lahko izboljša svoje storitve. Po reševanju zahteve je dobro, da od zaposlenega povprašate o povratnih informacijah. Pripravite povezavo do obrazca ali jih preprosto vprašajte, kaj mislijo o storitvi.

Ne tolerirajte zlorabe

Ljudje se zlahka zgrozijo, zlasti tisti, ki delajo na delovnih mestih pod visokim pritiskom. V nekaterih primerih to lahko pomeni odpravljanje frustracij na druge ljudi, kot je osebje IT. Medtem ko mnogi vodilni delavci IT-osebja vidijo kot podrejene, to še ne pomeni, da so uslužbenci. Vodje in vodje IT oddelkov ne bi smeli dopuščati zlorabe drugih oddelkov, zlasti tistih, ki verbalno zlorabljajo zaposlene.

Bodite profesionalni

Ker se IT-oddelki ukvarjajo večinoma z notranjimi zadevami, je enostavno ravnanje s prošnjami preprosto ali celo naglušno. Vendar pa mora IT osebje pri odzivanju na zahteve vedno izkazovati profesionalno ali celo prijazno glasbo. Vljudnost lahko gre daleč.

To je le nekaj nasvetov, s katerimi lahko IT-oddelki pomagajo pri boljši storitvi svojih podjetij. Če imate še druge nasvete, jih prosimo delite @Techopedia.